Zeitmanagement: 15 Methoden im Überblick

Freitag, 18 Uhr. Angestrengt sitzt du vor deinem Laptop und arbeitest an den Facebook-Posts fürs Wochenende, die unbedingt noch fertig werden müssen. Den Blick auf deine randvolle, mehrseitige Todo-Liste wagst du nicht. Ans Wochenende ist nicht zu denken.

Kommt dir diese Situation bekannt vor? Dann bist du hier genau richtig!

Wie wäre es, wenn du jeden Tag durch überragendes Selbstmanagement so produktiv wärst, dass du mehr Arbeit als zuvor erledigen und entspannt in den wohlverdienten Feierabend gehen könntest?

Bei Zeitmanagement-Methoden geht es weniger darum die Zeit zu managen – denn so schön es wäre, auf die haben wir natürlich keinen Einfluss 😉

Zeitmanagement-Methoden haben stattdessen das Ziel…

• …Aufgaben schneller zu erledigen
• …Stress zu reduzieren
• …die Produktivität zu steigern und
• …entspannter durchs Leben zu gehen.

Im Folgenden findest du zuerst die Basics des Zeitmanagements. Diese solltest du auf jeden Fall beherzigen.

Unter den Zeitmanagement-Methoden im zweiten Teil kannst du diejenige auswählen, die am besten zu dir, deinen Aufgaben und deiner Arbeitsweise passen und in deinem Arbeitsalltag anwenden.

Grundlagen des Zeitmanagements

Das Parkinsonsche Gesetz

Das Parkinsonsche Gesetz geht auf den britischen Historiker, Soziologen und Publizisten Cyril Northcote Parkinson zurück.

„Arbeit dehnt sich in genau dem Maß aus, wie Zeit für ihre Erledigung zur Verfügung steht und nicht in dem Maß, wie komplex sie tatsächlich ist.„

Cyril Northcote Parkinson

Mit anderen Worten bedeutet das, je mehr Zeit wir uns für eine Aufgabe nehmen, desto länger brauchen wir auch dafür.

Ich bin mir sicher, auch du kennst das Phänomen, dass Hausarbeiten oder Projekte erst in der Nacht kurz vor der finalen Deadline fertig werden – und das obwohl du bereits frühzeitig mit der Bearbeitung angefangen hast.

Die Lösung hierfür ist eigentlich ganz einfach: Setzte dir selbst knappere Limits für deine Aufgaben.

Die Zeitfluss-Analyse

Ebenfalls eines der Basics, wenn du deine Produktivität steigern willst ist die Zeitfluss-Analyse. Das Ziel dabei ist es, Zeitdiebe zu erkennen und zukünftig zu vermeiden.

Obwohl es sehr wichtig ist erledigte Aufgaben zu reflektieren, wird dies in der Realität auf der Suche nach mehr Effizienz oft vernachlässigt oder vergessen.

Anstatt dich auf die folgenden Zeitmanagement-Methoden zu stürzen, kann es daher sinnvoll sein, zuerst deinen vergangenen Zeitfluss im Rahmen einer Zeitfluss-Analyse zu analysieren und zu reflektieren, was du dir in Zukunft vielleicht sparen kannst.

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Aufgaben mit hohem Wert

Es gibt bestimmte Aufgaben, die einen besonders großen oder geringen Wert für dein Online-Business haben. Alles, was du an einem normalen Arbeitstag erledigst, kannst du dir wie eine Pyramide vorstellen.

• Auf der untersten Ebene befinden sich Aufgaben, die absolut keinen Wert haben und dich und dein Business nicht nach vorne bringen. Der Großteil aller Aufgaben fällt in diese Kategorie.
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• Darüber hinaus gibt es Aufgaben, die einen sehr geringen Wert haben. Sie bilden die zweite Ebene.
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• In Ebene drei befinden sich Aufgaben, die zumindest kurzfristig einen hohen Wert haben.
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• An der Spitze der Pyramide befinden sich die wenigen Aktivitäten, die langfristig einen sehr hohen Wert haben und die dich und dein Online-Business nach vorne bringen.

Es geht mir an dieser Stelle darum, dass du dir klar darüber wirst, dass verschiedene Aufgaben einen unterschiedlichen Wert haben und darum, dass es eigentlich nur eine handvoll Tätigkeiten sind, die dich wirklich weiterbringen.

Um diese Aufgaben zu finden, musst du dir deiner genauen Ziele bewusst sein. Denn je nach Zielsetzung sind möglicherweise andere Aktivitäten und Aufgaben wertvoller.

Die richtige Zielsetzung

Klare Zielsetzungen stehen in einem direkten Zusammenhang mit effizientem Zeitmanagement. Das hat folgende Gründe:

• Du kannst kein Ziel erreichen, das du nicht genau definiert hast.
• Das führt dazu, dass du auch kein Ende findest, da du nie eine Aufgabe abschließen kannst.
• Ohne konkrete Zielsetzung ist es wesentlich schwieriger aus der Vielzahl der anfallenden Aufgaben die wirklich wichtigen herauszufiltern.
• Das Erfolgserlebnis beim Erreichen von Zielen bleibt aus und es fällt dir schwerer langfristig motiviert zu bleiben.
• Arbeitest du im Team, wird es wesentlich schwieriger Maßnahmen verständlich zu kommunizieren, da die entsprechende Ziel-Grundlage fehlt.

Für die Formulierung von Zielsetzungen gibt es deshalb eine ganze Reihe guter Methoden.

Eat That Frog

“Eat That frog” oder auch “Eat The Frog” geht ursprünglich auf ein Zitat von Mark Twain zurück.

“Eat a live frog first thing in the morning and nothing worse will happen to you the rest of the day.”

Mark Twain

Bei “Eat That Frog” geht es ganz einfach darum, mit der schwierigste Aufgabe des Tages zu beginnen. Wenn du diese hinter dich gebracht – also deinen Frosch runtergewürgt – hast, werden dir alle anderen Aufgaben viel leichter fallen.

Und falls du zwei Frösche essen musst, isst du einfach den größeren zuerst.

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Das Pareto-Prinzip (auch 80-20-Regel)

Das Pareto-Prinzip, auch als 80-20-Regel bezeichnet, geht auf den italienischen Ingenieur, Ökonomen und Soziologen Vilfredo Pareto zurück.

Es besagt, dass 80% der Ergebnisse mit 20% des Aufwands erreicht werden. Die verbleibenden 20% der Ergebnisse brauchen mit 80% des Aufwands verhältnismäßig die meiste Arbeit.

Im Endeffekt sind die 20% der Aktivitäten somit deine Aufgaben mit hohem Wert.

Ich stand zum Beispiel erst vor kurzem vor der Herausforderung 260 Blogartikel händisch von einer WordPress-Seite auf eine andere umzuziehen. Da ich mir sicher war, dass ich das im vorgegeben Zeitraum nicht schaffen würde, habe ich mir einfach die Artikel rausgesucht, die 80% des Traffics ausgemacht haben. Im Endeffekt habe ich dafür 60 Artikel umgezogen und mir Zeit und Nerven gespart.

Die Eisenhower-Matrix

Das Eisenhower-Matrix ist ein Möglichkeit, anstehende Aufgaben in Kategorien einzuteilen. Dadurch werden die wichtigsten Aufgaben zuerst erledigt und unwichtige Dinge aussortiert.

Anhand der Wichtigkeit (wichtig/nicht wichtig) und Dringlichkeit (dringend/nicht dringend) werden Aufgaben in vier Quadranten eingeordnet. Diese vier Aufgabentypen werden A-, B-, C- und D-Aufgaben genannt.

Jedem Aufgabentyp wird eine bestimmte Art der Bearbeitung zugeordnet:

A-Aufgaben: Sofort selbst erledigen
B-Aufgaben: Terminieren und selbst erledigen
C-Aufgaben: Deligieren
D-Aufgaben: Nicht erledigen

Ich hatte beispielsweise eine Zeit lang meinen Email-Posteingang nach der Eisenhower-Methode sortiert.

Die ALPEN-Methode

Die ALPEN-Methode ist eine Art der Tagesplanung, bei der wenige Minuten pro Tag zur Erstellung eines schriftlichen Tagesplans verwendet werden. Dabei sind etwa 60 Prozent der Zeit tatsächlich Arbeitszeit, 20 Prozent sind Pufferzeiten und weitere 20 Prozent sind soziale Aktivitäten, wie beispielsweise Gespräche mit Kollegen.

Die fünf Elemente der ALPEN-Methode sind:

• Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten aufschreiben: Zuerst werden alle anstehenden Aufgaben und Aktivitäten des Tages aufgelistet.
• Längen der Aufgaben schätzen: Dann wird diesen To Dos ein ungefährer Zeitaufwand zugeordnet. 
• Pufferzeiten einplanen: Um unvorhersehbare Zeitverluste abzufangen, werden jetzt Pufferzeiten eingeplant, die zum Beispiel für unvorhergesehene Aufgaben oder Telefongespräche verwendet werden.
• Entscheidungen treffen: Entscheidungen treffen heißt in diesem Fall zu priorisieren, welche Aufgaben wirklich wichtig sind und was verschoben, delegiert oder auch nicht erledigt werden kann. Hierfür kannst du die ABC-Analyse oder die Eisenhower-Matrix verwenden.
• Nachkontrolle: Am Ende des Tages reflektierst du, ob der aufgestellte Plan tatsächlich funktioniert hat und beginnst bereits damit, Aufgaben für den nächsten Tag zu sammeln.

Die 10-10-10-Methode

Bei der 10-10-10-Methode geht es darum, sich selbst bewusst zu machen welche Auswirkungen die eigenen Entscheidungen jeweils in 10 Minuten, 10 Monaten und 10 Jahren tatsächlich haben könnten.

Für das Zeitmanagement kann die 10-10-10-Methode verwendet werden, um die langfristig wichtigen Aufgaben von den eher kurzfristigen und unwichtigen zu unterscheiden:

• Welche Auswirkungen hat die Erledigung einer Aufgabe in 10 Minuten?
• Welche Auswirkungen hat die Erledigung einer Aufgabe in 10 Monaten?
• Welche Auswirkungen hat die Erledigung einer Aufgabe in 10 Jahren?

Die Pomodoro-Technik

Die Zeitmanagement-Methode Pomodoro-Technik verdankt den Namen ihrem Erfinder, dem italienischen Unternehmer Francesco Cirillo, der eine Küchenuhr in Tomaten-Form benutzte.

Dafür suchst du dir eine Aufgabe, für die du genau 25 Minuten brauchst. Alternativ kannst du auch mehrere kleinere Aufgaben zu einer 25-Minuten-Einheit zusammenfassen oder du unterteilst große Aufgaben in mehrere Intervalle von 25 Minuten.

Die Pomodoro-Technik funktioniert wie folgt:

• Schreibe dir alles auf, was du erledigt willst.
• Dann stelle dir einen Wecker auf 25 Minuten und leg los.
• Sobald die 25 Minuten abgelaufen sind, hake die erledigten Aufgaben ab und mach eine Pause von fünf Minuten. Dieses halbstündige Intervall wird Pomodoro genannt.
• Nach vier dieser Pomodori machst du eine Pause von 30 Minuten.

Ich habe die Pomodoro-Technik häufig während dem Studium verwendet, um auf Prüfungen zu lernen. Durch regelmäßig wechselnde Themenblöcke konnte ich damals tatsächlich länger aufnahmefähig bleiben.

Getting-Things-Done-Methode (auch GTD-Methode)

Die Getting-Things-Done-Methode ist eine Zeitmanagement-Methode von David Allen. Dabei erfasst du all deine Aufgaben in einem Verwaltungssystem und hast dadurch den Kopf für die Erledigung der aktuellen Aufgabe frei, ohne etwas zu vergessen oder den Überblick zu verlieren.

Die Schritte von GTD-Methode sind grob:

1. Sammeln: Sammle an möglichst wenigen Orten alles, was auf dich einströmt.
2. Verarbeiten: Entscheide regelmäßig, ob du etwas mit den gesammelten Aufgaben tun musst. Schreibe diese Tätigkeiten so auf, dass du nicht noch einmal darüber nachdenken musst, worum es geht und wie du anfängst.
3. Organisieren: Aufgaben, die eine Handlung erfordern, werden auf bestimmte Listen gesetzt und von dort aus weiterbearbeitet. Aufgaben, die du in weniger als zwei Minuten erledigen kannst, werden direkt bearbeitet und landen nicht auf diesen Listen.
4. Durchsehen: Stelle regelmäßige sicher, dass dein System aktuell und gepflegt ist und dass du dich somit darauf verlassen kannst.
5. Erledigen: Entscheide auf Grundlage deiner Umgebung, deiner verfügbaren Zeit, deiner Energie und der Priorität, an welcher Aufgabe du als nächstes arbeitest.

Die 60-60-30-Methode

Die 60-60-30-Methode ist eine Selbstmanagement-Methode, die unserem natürlichen Biorhythmus entspricht, also einem Wechsel von Anspannung und Entspannung.

1. Die 60 in dieser Phase steht für 55 Minuten konzentrierter Arbeit und eine Pause von 5 Minuten. Überleg dir vorher, was du in den 55 Minuten tun willst und schalte alle Unterbrechungen und Ablenkungen aus. Falls du einen Frosch zu verzehren hast, solltest du ihn in diesem Block unterbringen.
2. Die zweite 60 steht nochmals für ein konzentrierte Arbeitseinheit von 55 Minuten und eine 5-minütigen Pause. Plane auch hier vorher deine Aufgaben und schalte alle Unterbrechungen aus.
3. Die dritte Phase steht für eine Pause von 30 Minuten.

Personal Kanban

Kanban wird oft im Zusammenhang mit Lean Management verwendet und ist eine Philosophie für produktives Arbeiten. Beides ist ursprünglich aus dem Lean Manufacturing von Toyota hervorgegangen.

Personal Kanban hilft dir dabei, deine Aufgaben und Ideen festzuhalten und auf möglichst effiziente Art und Weise zu bearbeiten. Das wichtigste Prinzip von Kanban ist die Visualisierung von Aufgaben und Arbeitsschritten. Ziel ist es, dass du jederzeit auf deinen Blick den Status deiner Aufgaben erfassen kannst.

1. Kanban Board: Alle Karten werden auf einem Board bzw. einer Tafel gesammelt.
2. Spalten: Jedes Board besteht aus mehreren Spalten, die den Status der jeweiligen Aufgabe repräsentieren.
3. Karte: Jede Karte steht für eine Aufgabe.

In der Ursprungsform besteht Kanban aus einer Vielzahl von Prinzipien. Für dein Personal Kanban, lässt es sich auf drei wichtige Regeln herunterbrechen:

1. Visualisierung: Visualisierung hilft dir auf einen Blick herauszufinden, welche Aufgabe gerade welche Status hat. Hierfür gibst du deinen Spalten bestenfalls bereits aussagekräftige Bezeichnungen. Also Storyboard, Video schneiden und Video hochladen statt To Do, In Arbeit und Erledigt.
2. Limitierung: Jeder dieser Spalten gibst du ein Limit. Das bedeutet, diese Anzahl an Aufgaben in einer Spalte darf nicht überschritten werden. Limits verhindern Multitasking und sorgen dafür, dass du angefangene Aufgaben zu Ende führst.
3. Flow: Anfallende Aufgaben werden in einem Fluss bearbeitet. Das heißt neue Karten werden ganz links im Kanban-Board erstellt und wandern im Laufe der Zeit ganz nach rechts.

Ich verwende zum Beispiel ein Kanban-System auf Basis eines Trello-Boards für das Schreiben meiner Blogartikel.

Die ABC-Analyse

Die ABC-Analyse ist eine Variante der Eisenhower-Matrix. Sie geht auf H. Ford Dickie zurück, der sie 1951 bei General Electric einführte. Im Gegensatz zur Eisenhower-Matrix spielt hierbei jedoch auch die aufgewendete Zeit eine Rolle.

Hierfür werden Aufgaben in drei Bereiche eingeteilt, für die jeweils Arbeitszeit reserviert wird:

• A-Aufgaben mit hohem Wert für dein Business: 60% der Arbeitszeit
• B-Aufgaben mit mittlerem Wert für dein Online-Business: 25% der Arbeitszeit
• C-Aufgaben mit geringem Wert: 15% der Arbeitszeit

Alle weiteren Aufgaben werden delegiert oder nicht erledigt.

Die 1-Minute-To-Do-List

Die 1-Minute-To-Do-List, ist eine Zeitmanagement-Methode des Zeitmanagement-Experten Michael Linenberger, mit der du dir innerhalb einer Minute eine perfekte Todo-Liste schreiben kannst.

Die Methode basiert auf dem Gedanken, dass jeder von uns nur einen Zeithorizont von 7-10 Tagen überblicken kann und dass alles was danach kommt hinter dem Horizont liegt. Klassische To-Do-Listen belasten uns, weil sie mehr Aufgaben enthalten, als wir überhaupt erfassen können.

Bei der 1-Minute-To-Do-List werden die Aufgaben deshalb in drei Listen einsortiert:

1. Kritische Aufgaben: Auf dieser Liste stehen nur Aufgaben, die heute erledigt werden. Hier sollten maximal 5 Aufgaben stehen.
2. Mögliche Aufgaben: Alles was in den nächsten 7-10 Tagen erledigt sein sollte, kommt auf diese Liste. Hier können etwa 30 Aufgaben stehen.
3. Hinter dem Horizont: Alle anderen Aufgaben kommen auf die Liste „hinter dem Horizont“. Diese hat kein Limit. Du gehst sie einmal in der Woche durch und überprüfst ob Aufgaben in den nächsten 7-10 Tagen fällig sind.

Die Not-To-Do-Liste

Die Not-to-do-Liste ist der Gegenentwurf zur bekannten To-do-Liste.

Alles, was nicht erledigt werden soll, weil es nicht wichtig genug ist, packst du einfach auf die Not-To-Do-Liste. Ziel ist es Zeitfresser auszuschalten und Wichtiges von Unwichtigem zu unterscheiden.

Die Jerry-Seinfeld-Methode

Erfinder der Jerry-Seinfeld-Methode ist der amerikanischen Comedian Jerry Seinfeld. Du benötigst für diese Methode einen Kalender, einen Rotstift und ein klares Ziel, das durch eine tägliche Aufgabe erreicht werden kann.

Nun erfüllst du jeden Tag diese Aufgabe und streichst dann einen Tag im Kalender rot durch. Einmal angefangen, musst du nur die Serie aufrechterhalten. Je länger die Serie geworden ist, desto motivierter bist du auch, diese fortzuführen und nicht abreißen zu lassen.

Die Ivy-Lee-Methode (auch 25.000-Dollar-Methode)

Die Ivy-Lee-Methode ist nach dem Unternehmensberater Irving Lee benannt, der einem seiner Kunden diese Zeitmanagement-Methode zeigte und dafür 25.000 Dollar erhielt – deshalb kennt man sie auch unter dem Namen 25.000-Dollar-Methode.

1. Erstelle dir am Ende deines Arbeitstages eine Liste mit den sechs wichtigsten Aufgaben für den nächsten Tag.
2. Ordne diese Aufgaben nach ihrer Wichtigkeit.
3. Beginne am nächsten Tag direkt mit der ersten Aufgabe, ohne dich ablenken oder unterbrechen zu lassen.
4. Hast du die erste Aufgabe abgeschlossen, prüfe noch einmal die Prioritäten der verbleibenden Punkte.
5. Mache mit der Aufgabe mit der höchsten Priorität weiter.
6. Wiederhole diesen Vorgang bis zum Feierabend.
7. Erstelle dir eine neue Liste für den nächsten Tag und übertrage eventuell verbliebene unerledigte Aufgaben von der alten auf die neue Liste.

Timeboxing

Das Timeboxing ist eine Zeitmanagement-Methode, die ursprünglich aus der Softwareentwicklung und dem agilen Projektmanagement kommt. Als Timebox bezeichnet man einen festen Zeitraum, der für eine bestimmte Aufgabe reserviert ist. Dafür wird genau festgelegt, was erreicht werden soll.

Eine Timebox kann sich über wenige Minuten erstrecken, bei größeren Projekten aber auch über Wochen und Monate andauern.

Endet die Timebox bevor alle Aufgaben abgeschlossen sind, werden diese je nach Wichtigkeit entweder gestrichen oder in der Prioritätenliste nach hinten geschoben.